Contoh Format Buku Tamu Kunjungan dan Buku Ekspedisi

Buku tamu merupakan buku yang berisi nama tamu yang menghadiri suatu pertemuan biasanya ada di kantor, rapat, resepsi pernikahan, sekolah dan sebagainya. Dengan adanya buku ini kita bisa mengetahui berapa tamu yang hadir dalam suatu acara, misalnya di acara pernikahan, jumlah buku tamu bisa disinkronkan dengan jumlah souvenir yang dikeluarkan dan jika souvenir yang dibagikan lebih dari jumlah tamu yang hadir maka souvenir yang dibagikan tidak sesuai dengan jumlah tamu dimana aturan pembagiannya satu tanda tangan sama dengan satu souvenir.  

Secara umum buku tamu adalah salah satu bentuk tata tertib administrasi kunjungan yang mempunyai banyak keuntungan mulai dari kemudahan untuk memantau dan mengidentifikasi tamu yang datang setiap hari sampai pada fungsi pelaporan administrasi sekolah.  Tanpa berlama-lama mari kita bahas tentang format buku tamu dan contoh-contohnya.

format buku tamu

               Terdapat beberapa format buku tamu sesuai instansi, pertama mulai dari buku tamu khusus/ dinas yang digunakan untuk tamu khusus atau dinas. Tamu-tamu kedinasan seperti kepala dinas pendidikan, pengawas sekolah, ataupun yang berhubungan dengan kedinasan lainnya perlu dipersiapkan buku tamu khusus untuk mencatat perihal kehadiran, tujuan kedatangan, pesan dan kesan.

               Selanjutnya, untuk buku tamu umum digunakan untuk tamu masyarakat seperti orang tua, LSM atau stack holder yang ingin berkunjung ke sekolah. Jadi stack holder itu adalah orang atau badan yang berkepentingan menjadi pemberi dukungan terhadap pendidikan baik secara langsung maupun tidak langsung misalnya stackholder pendidikan yaitu orang tua dan peserta didik.

               Di zaman sekarang yang serba digital, buku tamu bukan lagi dalam bentuk buku secara fisik melainkan dikembangkan menjadi buku tamu elektronik berbasis web bahkan ada yang berbasis aplikasi. Sistem buku tamu berbasis web ini dibuat dan digunakan untuk membantu memudahkan sekolah dalam mengelola buku tamu agar lebih praktis dan fleksibel karena biasanya proses pengisian buku tamu dilakukan secara manual dengan menulis tanda tangan di buku tamu. Proses tersebut terbilang kurang efisien karena para tamu harus mengantri untuk menulis kunjungan ke buku tamu dan tentunya masih menggunakan kertas. Dengan adanya sistem buku tamu berbasis web ini dapat mengurangi penggunaan kertas.

               Beberapa fitur utama dan fitur tambahan yang terdapat pada buku tamu berbasis web diantaranya adalah :

1. Pertama, portal informasi dan halaman utama berisi form buku tamu, agenda sekolah dan video informasi
2. Kedua, terdapat manajemen buku tamu dan halaman admin yang digunakan untuk melihat dan mengelola daftar buku tamu pengunjung.
3. Selanjutnya ada Manajemen Daftar Agenda sekolah dan halaman admin juga digunakan untuk mengelola daftar agenda sekolah
4. Selain itu, manajemen video display dan halaman admin digunakan untuk mengelola video informasi untuk ditampilkan di portal informasi

Fitur tambahan lainnya yang tidak berhubungan dengan buku tamu tapi tidak kalah penting dan berguna bagi para tamu yang berkunjung adalah :

• Manajemen jadwal  sholat dan denah sekolah

Beberapa mobile developer juga telah mengembangkan buku tamu menggunakan aplikasi Android dengan hanya tapping di ponsel ke sebuah sistem. Tentunya cara ini sangat mendukung disaat pandemi dimana kita dapat mengurangi sentuhan karena wabah corona. Tetapi karena sarana pendukung semua mahal baik dari hardware maupun aplikasi softwarenya maka buku tamu berbentuk fisik masih banyak menjadi pilihan sekolah untuk mencatat para tamu yang datang ke sekolah.

                                                

contoh buku tamu kunjungan

               Format buku tamu untuk yang berkunjung ini didesain sedemikian rupa agar lebih menarik seperti menambah cover dan membuat kolom lebih besar dan lebar karena akan diisi dengan tulis tangan. Pastikan kertasnya di posisi berbentuk lanskap agar ukurannya lebih lebar sehingga bisa memuat banyak kolom. Berikut adalah salah satu contoh format buku tamu kunjungan yang berkunjung ke sekolah dimana format ini bisa digunakan sebagai buku tamu umum ataupun khusus:

 

contoh format buku tamu

Untuk buku tamu berisi hari atau tanggal, waktu, nama tamu dan keperluan berkunjung ke sekolah biasanya diisi oleh orang tua atau stack holder yang ingin berkunjung. Berikut merupakan contoh format buku tamu.

contoh buku ekspedisi

               Ekspedisi merupakan salah satu arsip administrasi bagi sebuah instansi baik pemerintah maupun swasta harus memiliki buku ekspedisi. Selain itu, ekspedisi bisa dikatakan sebagai surat pengantar yang digunakan untuk mengirim surat yang ditujukan kepada pihak lain. Adapun buku ekspedisi berisi tanggal, nomor dan tanggal surat, perihal, alamat surat, alamat penerima, dan tanda tangan. Format buku ekspedisi ini sangat penting karena mempermudahkan segala sesuatu yang terkait dengan pengiriman sebuah surat undangan, surat keterangan dan lainnya.

Demikian contoh-contoh buku tamu yang dapat dijadikan referensi untuk mempermudahkan instansi memantau dan mengidentifikasi para tamu yang berkunjung. Semoga bermanfaat sekian dan terima kasih.